Приложение к Постановлению
Центральной избирательной комиссии
Приднестровской Молдавской Республики
от 24 октября 2022 года № 01-08/55
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в избирательных комиссиях
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в избирательных комиссиях (далее по тексту – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики, территориальной, окружной, участковой избирательных комиссиях (далее по тексту – избирательная комиссия).
2. Инструкция разработана в соответствии с Избирательным кодексом Приднестровской Молдавской Республики от 9 августа 2000 года № 332-З (СЗМР 00-3), Законом Приднестровской Молдавской Республики от 8 декабря 2003 года № 367-З-III «Об обращениях граждан и юридических лиц, а также общественных объединений» (САЗ 03-50), Законом Приднестровской Молдавской Республики от 3 июля 2017 года № 205-З-VI «Об электронном документе и электронной подписи» (САЗ 17-28), Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 6 марта 2019 года № 73 «Об утверждении Положения о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов» (САЗ 19-9) с дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 июля 2019 года № 268 (САЗ 19-28), от 15 января 2020 года № 3 (САЗ 20-3), 19 июля 2019 года № 268 (САЗ 19-28), Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 августа 2020 года № 290 «Об утверждении Положения об особенностях обмена электронными документами, осуществляемого с использованием государственной информационной системы «Межведомственный электронный документооборот»» (САЗ 20-34) с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 9 сентября 2020 года № 310 (САЗ 20-37), от 26 ноября 2020 года № 417 (САЗ 20-48), от 15 января 2021 года № 4 (САЗ 21-2), от 9 августа 2021 года № 263 (САЗ 21-32), от 9 декабря 2021 года № 390 (САЗ 21-49), от 17 февраля 2022 года № 51 (САЗ 22-6), от 27 июня 2022 года № 240 (САЗ 22-25), от 21 сентября 2022 года № 350 (САЗ 22-37), Типовой Инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Приднестровской Молдавской Республики, утвержденной Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 18 апреля 2002 года № 5 (регистрационный N 1544 от 7 июня 2002 года) (САЗ 02-23), с изменениями и дополнениями, внесенными Приказом Администрации Президента Приднестровской Молдавской Республики от 1 июня 2010 года № 31 (регистрационный N 5293 от 17 июня 2010 года) (САЗ 10-24), Приказом Министерства юстиции Приднестровской Молдавской Республики от 17 июля 2012 года № 234 (регистрационный N 6087 от 6 августа 2012 года) (САЗ 12-33); Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 10 февраля 2011 года № 3с «Об утверждении Основных правил работы государственных архивов Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 11-11) с изменениями, внесенными Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 17 июля 2012 года № 234 (САЗ 12-33), от 25 апреля 2017 года № 103 САЗ 17-19), приказами Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 11 мая 2017 года № 47 (САЗ 17-23), от 30 июня 2021 № 67 (САЗ 21-29), Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 7 июня 2016 года № 137 «Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Приднестровской Молдавской Республики» (САЗ 16-23) с изменениями, внесенными Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 17 августа 2016 года № 228 (САЗ 16-33), от 12 марта 2019 года № 82 (САЗ 19-10), от 24 мая 2019 года № 170 (САЗ 19-19), от 14 июня 2019 года № 218 (САЗ 19-22), от 16 февраля 2022 № 44 (САЗ 22-6).
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии, а также сотрудников Аппарата ЦИК ПМР.
5. В Инструкции используются следующие термины и определения:
бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;
внутренний документ – документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ – документ, поступивший в избирательную комиссию;
дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;
докладная (служебная) записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документирование – запись информации на носителе по установленным правилам;
документооборот – движение документов в избирательной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;
дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;
исходящий документ – документ, отправляемый из избирательной комиссии;
контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения;
нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;
официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;
оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;
письменное обращение – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;
письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение сведений о документе в журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции;
реквизит документа – элемент оформления документа;
сканирование документа – получение электронного образа документа;
срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов (документов на бумажном носителе и электронных документов) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение и выделение к уничтожению;
электронный документ – информация, представленная в электронной форме, пригодная для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
копия электронного документа - форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе;
электронный образ документа – переведенная в электронную форму (оцифрованная) с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена или иным образом связана с другой информацией в электронной форме и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
усиленная квалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, отвечающая всем требованиям неквалифицированной электронной подписи и открытый ключ которой указан в квалифицированном сертификате открытого ключа;
электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающей документации
6. Доставка документов в избирательную комиссию осуществляется почтовой связью, факсимильной связью, нарочным, а также с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, информационных систем и материальных носителей.
7. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в избирательную комиссию корреспонденции производятся председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии, либо уполномоченным членом избирательной комиссии в случаях, установленных постановлением (решением) избирательной комиссии. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступившей в ЦИК ПМР корреспонденции производится сотрудником Аппарата ЦИК ПМР.
Поступивший электронный документ сохраняется в электронном виде, а также распечатывается и заверяется уполномоченным на то членом избирательной комиссии, сотрудником Аппарата ЦИК ПМР.
Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством ВЭД, МЭД, через сайт органа государственной власти в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой ДОУ или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности органа государственной власти.
Получение электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, простой или неквалифицированной электронной подписью (исходя из требований законодательства) и содержащего штамп времени в соответствии с требованиями, предусмотренными Положением об особенностях обмена электронными документами, осуществляемого с использованием государственной информационной системы «Межведомственный электронный документооборот», утвержденным Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 августа 2020 года № 290 (САЗ 20-34), является достаточным условие, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению. В случаях, установленных законодательством, или по согласованию участников электронного взаимодействия допускается подписание электронного документа простой или неквалифицированной электронной подписью.
Порядок информационного взаимодействия органов государственной власти посредством обмена документами в электронном виде, установлен Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 августа 2020 года № 290 «Об утверждении Положения об особенностях обмена электронными документами, осуществляемого с использованием государственной информационной системы «Межведомственный электронный документооборот» (САЗ 20-34).
8. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
9. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров номерам, указанным на конверте, составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется (возвращается) отправителю, а второй приобщается к принятым документам.
На лицевой стороне первого листа поврежденного документа в левом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».
10. Регистрация входящей корреспонденции – это фиксация факта поступления в избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного номера с последующей записью необходимых сведений о документах в журнале (Приложение № 1).
11. Регистрации подлежат все требующие учета, исполнения и использования в справочных целях документы, в том числе и электронные, как создаваемые в избирательной комиссии, так и поступающие из других организаций и от граждан.
12. При регистрации поступившего документа в журнал вносятся следующие обязательные данные: дата поступления документа, присвоенный регистрационный номер (нумерация осуществляется в пределах календарного года), корреспондент, регистрационный номер и дата поступившего документа, краткое содержание документа, количество листов, резолюция руководителя, Ф.И.О. исполнителя, подпись о получении документа (в случае получения исполнителем документа не с помощью информационных систем либо информационно-телекоммуникационных сетей), контроль и срок исполнения, отметка об исполнении и отправлении ответа, указание на номер дела, в котором подшит документ (в графе «примечание»).
13. Регистрационный номер (например, 01-16/3) содержит индекс дела по номенклатуре дел избирательной комиссии (01-16) и порядковый номер (№ 3). Регистрационный номер входящего документа и дата регистрации проставляются, как правило, в правом нижнем углу первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
14. Зарегистрированные документы предварительно рассматриваются председателем избирательной комиссии, затем после перенесения резолюции в журнал передаются исполнителю. При получении документов исполнитель проставляет в журнале свою подпись.
15. Исполненные документы с визой исполнителя помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел избирательной комиссии.
3. Отправка исходящих документов
16. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Исходящие письма подписываются председателем избирательной комиссии, либо заместителем председателя, если он исполняет обязанности председателя избирательной комиссии, либо уполномоченным членом избирательной комиссии в случаях, установленных постановлением (решением) избирательной комиссии. Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Отправляемые документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции (Приложение № 2).
17. Документы, подлежащие отправке, должны быть полностью оформлены. Если исходящее письмо является ответом на входящий документ, при оформлении документа следует ссылаться на номер и дату документа, на который дается ответ.
Документам присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера документа, разделенных косой чертой. Нумерация исходящих документов осуществляется в пределах календарного года. В исходящем документе указывается дата его отправки. Копия документа остается в избирательной комиссии. Отправляемый электронный документ сохраняется в электронном виде, а также изготавливается его копия и заверяется уполномоченным на то членом избирательной комиссии, сотрудником Аппарата ЦИК ПМР, после чего документ помещается в дело согласно номенклатуре дел избирательной комиссии.
18. В зависимости от характера и срочности доставки, документы на бумажном носителе отправляются адресату почтовой связью, по каналам факсимильной связи или нарочным, электронные документы и электронный образ документа отправляются с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, информационных систем и материальных носителей. Телефонограммы оформляются по форме согласно Приложению № 3.
19. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
4. Работа с обращениями, заявлениями, жалобами граждан, избирательных объединений, избирательных блоков
20. Все обращения, заявления, жалобы граждан, избирательных объединений, избирательных блоков (далее – обращение), в том числе и переадресованные в избирательную комиссию из других организаций, регистрируются в журнале отдельно от других видов документов в день их поступления (Приложение № 4). Конверты к ним (при наличии) сохраняются и подшиваются вместе с обращениями. Электронное обращение, поступившее в избирательную комиссию с помощью информационно-телекоммуникационных сетей, информационных систем, сохраняется в электронном виде, а также распечатывается и заверяется уполномоченным на то членом избирательной комиссии, сотрудником Аппарата ЦИК ПМР.
21. Регистрационный номер, состоящий из индекса дела по номенклатуре дел избирательной комиссии и порядкового номера, даты и времени поступления обращения, ставится, как правило, в правом нижнем углу первого листа обращения или на свободном от текста месте.
Если обращение поступило от коллектива граждан, то к порядковому номеру добавляется буква «к», которая отделяется косой чертой.
22. После регистрации обращения передаются председателю избирательной комиссии.
Жалобы (заявления) рассматриваются избирательной комиссией в порядке и в сроки, установленные статьей 96 Избирательного кодекса Приднестровской Молдавской Республики, иные обращения – в сроки, определенные Законом Приднестровской Молдавской Республики «Об обращениях граждан и юридических лиц, а также общественных объединений».
23. Если обращения пересылаются в другие организации, то заявители ставятся в известность в 3-дневный срок с момента получения документа избирательной комиссией.
24. Все письменные обращения ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
25. Жалобы (заявления) на решение, действия (бездействие), нарушающие избирательные права, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются избирательной комиссией в течение 3 (трех) календарных дней со дня ее поступления, а в случае ее поступления за 3 (три) календарных дня до голосования и в день голосования – незамедлительно.
В случае если в повторной жалобе (заявлении) не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, а предыдущая жалоба (заявление) того же лица по тому же вопросу была ранее рассмотрена и разрешена по существу, повторная жалоба (заявление) может быть оставлена без рассмотрения, о чем заявителю дается письменный ответ.
При поступлении жалобы (заявления) от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, на который ему ранее по основаниям, предусмотренным частью второй настоящего пункта, был дан письменный ответ об оставлении жалобы (заявления) без рассмотрения, переписка с заявителем по данному вопросу может быть прекращена при условии, что в жалобе (заявлении) не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства.
26. Жалобы (заявления) на решения, действия (бездействие) избирательных комиссий, органов государственной власти, органов местного самоуправления и их должностных лиц, нарушающие избирательные права граждан, поданные в вышестоящую избирательную комиссию, рассматриваются вышестоящей избирательной комиссией в течение 3 (трех) календарных дней со дня ее поступления, а в случае ее поступления за 3 (три) календарных дня до голосования и в день голосования – незамедлительно.
В случае если факты, содержащиеся в жалобе (заявлении), требуют дополнительной проверки, решение по ней принимается не позднее чем в течение 10 (десяти) календарных дней.
27. Избирательная комиссия вправе обращаться с представлениями о проведении соответствующих проверок по обращениям в правоохранительные органы, органы государственной власти и иные государственные органы и органы местного самоуправления.
Решения избирательной комиссии принимаются на её заседаниях большинством голосов от установленного числа членов избирательной комиссии.
По структуре решение избирательной комиссии о результатах рассмотре¬ния соответствующего обращения должно состоять из вводной, описательно-мотивировочной и резолютивной частей.
Решение избирательной комиссии должно содержать:
а) в вводной части:
1) номер, дату и время принятия решения;
2) наименование решения (о чем данное решение);
б) в описательно-мотивировочной части:
1) дату и время подачи обращения;
2) фамилию, имя, отчество и статус заявителя;
3) изложение краткого содержания обращения;
4) обоснование правовой позиции, которой руководствуется избирательная комиссия при принятии решения, с указанием соответствующей нормы закона, иного нормативного правового акта;
в) в резолютивной части:
полную формулировку принимаемого решения избирательной комиссии. В случае рассмотрения жалобы решение принимается исходя из следующих вариантов:
1) о полном или частичном удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены решения любой нижестоящей избирательной комиссии, противоречащего закону, либо принятого с превышением установленной компетенции, и принятия решения по существу вопроса, либо направления жалобы в нижестоящую избирательную комиссию для повторного рассмотрения и принятия решения по существу;
2) об отказе в удовлетворении жалобы;
г) подписи председателя и секретаря избирательной комиссии;
д) печать избирательной комиссии.
Заявителю, подавшему обращение, по его требованию вручается заверенная копия данного решения, за получение которой заявитель проставляет свою подпись.
28. Исполненные обращения помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии вместе с копией ответа.
29. Поступившие заявления в устном порядке при проведении приема граждан, данные о заявителе, краткое содержание заявления и результаты рассмотрения заявления фиксируются в журнале учета личного приема граждан (Приложение № 5).
5. Основные требования к подготовке и оформлению документов
30. Тексты документов должны излагаться кратко и ясно, быть аргументированными, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
31. Документы печатаются на бланках избирательной комиссии установленной формы в соответствии с требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.
32. При подготовке и оформлении документов, как правило, используются следующие основные реквизиты:
а) Дата документа - это дата его подписания или утверждения. Для протокола – это дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Точка после года не ставится (например: 12.01.2022).
Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты – 12 января 2022 г.;
б) Адресат. Этот реквизит располагают в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже. Например:
Государственная администрация г.Тирасполь
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном. При адресации документа должностному лицу или гражданину инициалы указываются перед фамилией. Например:
Центральная избирательная
комиссия Приднестровской
Молдавской Республики
Главному бухгалтеру
П.П. Петрову
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата. Например:
Заместителю Председателя
Центральной избирательной комиссии
Приднестровской Молдавской Республики
П.П. Петрову
в) Резолюция. Этот реквизит пишется на отдельном листе, приложенном к документу, или на документе. В случае работы с документом посредством информационных систем резолюция отражается в специальной вкладке. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату. Например:
Иванову И.И.
Петрову П.П.
Прошу подготовить проект
письма к 21.02.2022
Личная подпись
08.01.2022
г) Текст документа. Текст документа, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, обязательно указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
д) Гриф согласования документа – реквизит, которым оформляется внешнее согласование проекта документа. Он состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек, прописными буквами, отделяется от последующих строк полуторным интервалом), наименования должностного лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель Центральной
избирательной комиссии
Приднестровской Молдавской
Республики
подпись, инициалы, фамилия
дата
е) Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и ее расшифровка.
Не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
При подписании документа (за исключением документов, порядок оформления которых определен Избирательным кодексом ПМР) несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Председатель
территориальной избирательной
комиссии г.Тирасполь подпись инициалы, фамилия
Бухгалтер подпись инициалы, фамилия
В документе, подготовленном комиссией, созданной для решения того или иного вопроса, подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей распределению обязанностей. Например:
Председатель подпись инициалы, фамилия
Члены комиссии подпись инициалы, фамилия
подпись инициалы, фамилия
ж) Печать ставится на документы, удостоверяющие права должностных лиц.
з) Отметка о наличии приложений. Этот реквизит располагается от границы левого поля после текста перед подписью. Оформляется по следующей форме:
Приложение на ____ л. в ____ экз.
Если приложение в электронном виде, то этот реквизит оформляется следующим образом:
Приложение в электронном виде, в формате ____ (указывается формат электронного документа, например: Ехсеl, Word), размер ____, носитель, способ передачи ________(например: по электронной почте, на диске, флешносителе и др.).
и) Гриф утверждения документа. Документ может утверждаться должностным лицом либо специально издаваемым документом.
Если документ утверждается решением, протоколом, то реквизит «Гриф утверждения документа» состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ» без кавычек и прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕНА
Решением Территориальной
избирательной комиссии г.Тирасполь
от 22 января 20 __года № _____
Реквизит «Гриф утверждения документа» располагается в правом верхнем углу документа, печатается от границы верхнего поля. Слова «УТВЕРЖДЕНО», «УТВЕРЖДАЮ» следует отделять от последующих строк 1,5 межстрочным интервалом. Остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.
Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
к) Отметка о заверении копии. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляется заверительная надпись «Копия верна» или «Выписка верна», наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения. Например:
Копия верна
Секретарь подпись инициалы, фамилия
дата
На копиях исходящих документов, остающихся в деле, можно не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяется печатью либо штампом «Копия верна».
Для заверения копии электронного документа на бумажном носителе проставляется Отметка «Копия электронного документа. Верно», дата и время визуализации электронного документа на бумажном носителе, наименование должности лица, заверившего бумажную копию электронного документа, его личная подпись, ее расшифровка и дата заверения.
33. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики, кроме случая, когда законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
6. Подготовка, оформление и выпуск документов, рассмотренных на
заседании избирательной комиссии.
Протокол заседания избирательной комиссии
34. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии готовит ее секретарь.
35. Документы, представляемые к рассмотрению на заседании избирательной комиссии, должны включать проект решения и указанные в тексте проекта приложения. Все проекты решений должны иметь реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа.
Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об организации…», «О назначении…», «Об утверждении…»).
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
36. Члены избирательной комиссии извещаются секретарем избирательной комиссии о заседании не позднее чем за день до дня заседания, за исключением случаев, когда требуется или предусмотрено законодательством незамедлительное рассмотрение вопросов избирательной комиссией. Повестка дня, проекты решений избирательной комиссии и другие необходимые материалы предоставляются членам избирательной комиссии не позднее чем за день до дня заседания, а в исключительных случаях - не позднее чем в день заседания избирательной комиссии.
37. Документы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, при необходимости, могут быть доработаны.
Срок доработки определяется протокольным решением избирательной комиссии.
38. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания изменения и дополнения.
39. Копии протокольных решений избирательной комиссии могут быть направлены отдельным гражданам, если основанием для рассмотрения вопроса на заседании послужило их обращение в избирательную комиссию.
40. На заседании избирательной комиссии ведется протокол. Протоколы заседаний избирательной комиссии оформляются в срок, установленный нормативными актами, регламентирующими деятельность избирательной комиссии.
41. Текст протокола заседания избирательной комиссии, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
– дата – день заседания избирательной комиссии;
– место проведения заседания избирательной комиссии;
– всего членов избирательной комиссии;
– председатель или председательствующий;
– заместитель председателя избирательной комиссии;
– секретарь;
– присутствовали – список присутствовавших членов избирательной комиссии или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
– приглашенные на заседание (если 10 и более человек, делается отсылка к прилагаемому списку приглашенных);
– повестка дня – состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании избирательной комиссии, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии с инициалами докладчиков. Каждый вопрос повестки дня заседания избирательной комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.
Краткое содержание выступлений помещается в тексте протокола, доклады прилагаются к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; фиксируются результаты голосования (Приложение № 6). Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
42. К протоколу приобщаются подлинники документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии. Приложения к протоколу являются его неотъемлемой частью.
43. Протокол заседания подписывается председателем избирательной комиссии (председательствовавшим на заседании) и секретарем избирательной комиссии (или членом избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря избирательной комиссии). Подписи скрепляются печатью избирательной комиссии.
44. Протоколы заседаний избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах одного календарного года.
45. Протоколы заседаний избирательной комиссии и документы к ним подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.
7. Контроль за исполнением документов
46. Контролю исполнения подлежат: решения избирательной комиссии, планы работы, входящие документы, исходящие письма, требующие ответа, обращения и др.
47. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на председателя избирательной комиссии.
48. Срок исполнения документа устанавливается в соответствии с действующим законодательством и исчисляется в календарных днях с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок.
49. Поручения с пометкой «Срочно» исполняются в трехдневный срок.
50. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем избирательной комиссии.
51. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы, автору дан ответ по существу. В случае отзыва документа направившим его лицом документ также снимается с контроля.
Снять документ с контроля может только председатель избирательной комиссии, который поставил его на контроль, при этом на документе и в журнале делается отметка о снятии с контроля.
8. Изготовление и использование печатей и штампов
52. Печати и штампы, необходимые для обеспечения деятельности территориальной, окружной, участковой избирательных комиссий, изготавливаются по согласованию с Центральной избирательной комиссией Приднестровской Молдавской Республики.
Образцы печатей избирательных комиссий утверждаются Центральной избирательной комиссией Приднестровской Молдавской Республики.
53. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в избирательной комиссии используется печать избирательной комиссии.
54. Для проставления отметок о получении, регистрации документов могут применяться штампы.
55. Печати и штампы подлежат регистрации в журнале учета печатей и штампов (Приложение № 7). На журнале проставляется гриф «Для служебного пользования», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах.
56. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность председатель избирательной комиссии и председатель Центральной избирательной комиссии ПМР. В случае утери, кражи печати, штампа председатель соответствующей избирательной комиссии обязан незамедлительно через печатные средства массовой информации уведомить о недействительности утерянных печати, штампа и обратиться в органы внутренних дел.
57. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт о выделении к уничтожению пришедших в негодность печатей и штампов, в котором в обязательном порядке воспроизводится оттиск печати. Отбор на уничтожение штампов, печатей и гербовых печатей производится комиссией в составе не менее трех человек. Уничтожение штампов, печатей и гербовых печатей производится после утверждения акта председателем Центральной избирательной комиссии ПМР, при этом в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка. Уничтожение штампа, печати и гербовой печати производится путем измельчения (спиливания) клише штампа, печати и гербовой печати.
58. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на председателя избирательной комиссии, а в его отсутствие – на заместителя председателя либо иное лицо, исполняющее обязанности председателя комиссии.
9. Порядок разработки бланка документов
59. Бланк документа избирательной комиссии – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об избирательной комиссии – авторе документа.
60. Бланки документов избирательной комиссии изготавливаются, как правило, с помощью компьютерной техники.
61. Для изготовления бланков избирательной комиссии должны быть использованы следующие реквизиты:
а) полное название избирательной комиссии на трех официальных языках;
б) справочные данные об избирательной комиссии (адрес, телефоны, электронный адрес);
в) банковские реквизиты (если избирательная комиссия является юридическим лицом).
62. Используются также отметки для расположения следующих реквизитов:
а) дата документа, регистрационный номер документа;
б) ссылка на регистрационный номер и дату документа.
63. Для бланков документов избирательной комиссии в бумажном виде должна применяться бумага формата А4 (210х297) и А5 (148х210).
64. На бланках документов левое поле должно быть 30 мм, правое – 10 мм, верхнее –10 мм, нижнее – не менее 20 мм.
10. Составление номенклатуры дел и формирование дел в избирательной комиссии
65. Делопроизводство в избирательной комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
66. Территориальная, окружная и участковая избирательные комиссии при составлении номенклатуры дел руководствуются Примерной номенклатурой дел в территориальных, окружных и участковых избирательных комиссиях, утвержденной Центральной избирательной комиссией Приднестровской Молдавской Республики, согласованной органом государственной власти, в ведении которого находятся вопросы архивного дела и документации. Центральная избирательная комиссия ПМР при составлении и утверждении номенклатуры дел избирательной комиссии руководствуется Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения, согласованной Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики.
67. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень дел, образующихся в деятельности избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения (Приложение № 8).
Номенклатура дел предназначена для формирования документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие документируемые участки работы избирательной комиссии.
Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
68. Номенклатура дел территориальной (окружной, участковой) избирательной комиссии подписывается секретарем избирательной комиссии, номенклатура дел Центральной избирательной комиссии ПМР подписывается сотрудником Аппарата ЦИК ПМР, ответственным за делопроизводство в ЦИК ПМР. Утверждается номенклатура дел председателем избирательной комиссии.
69. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел в избирательной комиссии возлагается на секретаря избирательной комиссии, либо на иное лицо, ответственное за делопроизводство, уполномоченное на то председателем соответствующей избирательной комиссии.
При формировании дела проверяются правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и комплектность документов, наличие подписей, виз, учетных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других.
Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела.
70. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
– документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно;
– подлинные (первые) экземпляры документов подшиваются отдельно от копий;
– в дело включаются только правильно оформленные исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре дел;
– все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
– документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;
– в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);
– в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);
– каждое дело не должно превышать 250 листов; при большом объеме документов в деле формируется несколько томов (частей);
– в дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, необходимо сделать на документе запись об их местонахождении.
71. Нормативные и организационно-распорядительные документы, а также приложения к ним группируются в дела по видам документов и по их хронологии.
Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Плановая и отчетная документация, независимо от даты ее составления, включается в дело того года, к которому она относится.
Переписка группируется за календарный год, а внутри дела – в хронологической последовательности.
Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дело в хронологическом порядке и в порядке возрастания регистрационных номеров, поступивших обращений.
72. Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.
73. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи, сформированные непосредственно в ЦИК ПМР, в территориальной избирательной комиссии города, района и нижестоящих территориальных, окружных и участковых избирательных комиссиях, переданные соответственно в ЦИК ПМР или территориальную избирательную комиссию города, района по акту приема-передачи.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения, временного, свыше 10 лет хранения, подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в избирательной комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
Экспертиза ценности документов осуществляется путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства ЦИК ПМР, территориальной избирательной комиссии города, района составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (Приложения №№ 9, 10), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (Приложение № 11).
Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения, подлежат уничтожению.
Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях постоянно действующей экспертной комиссии одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.
Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению, составленные ЦИК ПМР, ТИК города, района, рассматриваются на заседаниях постоянно действующей Центральной экспертной комиссии ЦИК ПМР (далее – ЦЭК ЦИК ПМР).
Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, согласованные ЦЭК ЦИК ПМР, утверждаются председателем ЦИК ПМР, ТИК города, района соответственно.
Описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утвержденные председателем ТИК города, района подлежат согласованию экспертно-проверочной комиссией территориальных органов управления документацией и архивами (далее – ЭПК).
Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утвержденные председателем ЦИК ПМР, согласовываются с Центральной экспертно-проверочной комиссией Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики (далее по тексту – ЦЭПК ГСУДА ПМР).
Избирательные документы (бюллетени, ведомости, реестры, акты, протоколы и др.) с истекшим сроком хранения выделяются к уничтожению при условии постоянного сохранения документов разных избирательных комиссий не менее десяти экземпляров каждого вида документов, и списка избирателей по одному избирательному участку каждых выборов, референдума, отзыва, для наполнения музейного фонда Приднестровской Молдавской Республики. Избирательные документы, отобранные для наполнения музейного фонда Приднестровской Молдавской Республики, включаются в опись дел постоянного хранения на соответствующий год, с указанием в примечании описи «Для наполнения музейного фонда Приднестровской Молдавской Республики».
Электронные копии первых экземпляров протоколов участковых избирательных комиссий об итогах голосования и документов к ним (особые мнения, акты, жалобы, заявления и принятые по ним решения и др.) постоянно хранятся в ЦИК ПМР, территориальных избирательных комиссиях города, района соответственно уровню выборов.
Электронные копии первых экземпляров протоколов территориальных избирательных комиссий о результатах выборов, местного референдума, отзыва и документов к ним (особые мнения, акты, жалобы, заявления и принятые по ним решения и др.) постоянно хранятся в территориальных избирательных комиссиях города, района.
Электронные копии первых экземпляров протоколов окружных избирательных комиссий о результатах выборов и документов к ним (особые мнения, акты, жалобы, заявления и принятые по ним решения и др.) постоянно хранятся в ЦИК ПМР.
Электронные копии первых экземпляров протоколов ЦИК ПМР о результатах выборов, республиканского референдума, отзыва и документов к ним (особые мнения, акты, жалобы, заявления и принятые по ним решения и др.) постоянно хранятся в ЦИК ПМР.
Документы, включенные в акт о выделении к уничтожению, могут быть уничтожены только после получения из ЦЭПК ГСУДА ПМР, ЭПК государственного архива соответствующего ордера. Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.
Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее одного года.
Черновики и рукописи подготавливаемых документов, копии информационных и других материалов, не подлежащих включению в номенклатуру дел, по минованию в них надобности могут уничтожаться без составления акта.
Брошюровка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения, установленным Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и управления Приднестровской Молдавской Республики, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденным Приказом Государственной службы управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики от 12 мая 2020 года № 33 (САЗ 20-26) и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности избирательных комиссий Приднестровской Молдавской Республики, с указанием сроков хранения, утвержденным Постановлением Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики от 6 июня 2019 года № 01-09/30 с изменениями и дополнением, внесенными постановлениями Центральной избирательной комиссии Приднестровской Молдавской Республики от 16 декабря 2019 года № 01-09/46, от 17 января 2022 года № 01-08/5, 8 августа 2022 года № 01-08/29 (САЗ 22-33), для аналогичных видов документов на бумажном носителе.
Проведение экспертизы ценности электронных дел, электронных документов, составление описей электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению электронных дел, не подлежащих хранению, а также передача электронных дел, электронных документов на государственное, ведомственное хранение осуществляется в соответствии с Положением о порядке представления электронных документов в архив и их хранения, а также о порядке представления сведений из архивов электронных документов, утвержденным Постановлением Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 6 марта 2019 года № 73 (САЗ 19-9) с изменениями и дополнениями, внесенными постановлениями Правительства Приднестровской Молдавской Республики от 19 июля 2019 года № 268 (САЗ 19-28), от 15 января 2020 года № 3 (САЗ 20-3), от 27 октября 2020 года № 377 (САЗ 20-44).
74. Оформление дел.
Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, должны быть оформлены в соответствии с нижеследующими требованиями.
Оформление дела включает в себя проверку систематизации документов внутри дела, нумерацию листов, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом документы допускается хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках. Оформляются обложка и лист-заверитель дела.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает проверку систематизации документов внутри дела, правильности их оформления (наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, приложений), нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела (для особо ценных дел, личных дел, а также дел, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа), составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки, подшивку (переплетение) дела.
Обложка дела оформляется по установленной форме (Приложение № 12). Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещенных в дело документов.
Обложка дела оформляется черными чернилами, разборчиво, без сокращений. Допускается оформление обложки дела с использованием компьютерной техники.
На обложке дела указываются следующие реквизиты: полное название избирательной комиссии, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
– название избирательной комиссии указывается в соответствии с решением, постановлением органа, сформировавшего избирательную комиссию. При изменении названия избирательной комиссии в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке к старому названию приписывается новое;
– делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел и указывается номер тома (части);
– заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
– дата дела – на обложке дела указываются две даты, которые называются крайними датами и соответствуют году заведения и окончания дела. Начальная дата – это дата самого раннего, а конечная дата – дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов), и не учитываются даты списания документов в дело, указаний по исполнению документов, отметок исполнителя (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).
При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного хранения указывается только год.
На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Срок хранения переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Постоянно».
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме чистых, листа-заверителя дела и листов внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами, чернилами и нумераторами не допускается.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Сложенный лист большого формата (А2, А3) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется также как один лист.
Если в деле есть конверт с вложениями, то сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером – каждое вложение.
Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и др.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы и т.п.), то каждый лист нумеруется отдельно.
Лист с указаниями по исполнению документа нумеруется как отдельный лист.
Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
В делах постоянного хранения для учета и поиска документов
в начале дела может помещаться внутренняя опись (Приложение № 13).
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы (Приложение № 14).
В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью фактическое количество листов в данном деле, физическое состояние документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и т.д.), а также наличие литерных и пропущенных номеров листов, количество листов внутренней описи и наличие среди документов газет, книг, брошюр, чертежей, фотографий, рисунков и т.д., ставится дата и подпись лица, сформировавшего дело, и указывается его должность, инициалы и фамилия. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления из документов удаляются.
Документы подшиваются таким образом, чтобы можно было свободно прочитать текст каждого документа, визы и указания по исполнению документа.
75. Хранение документов.
Документы по выборам и отзыву депутатов Верховного Совета Приднестровской Молдавской Республики, по выборам Президента Приднестровской Молдавской Республики, кампании республиканского референдума, включая бюллетени, сдаются на хранение в Центральную избирательную комиссию Приднестровской Молдавской Республики.
Документы по выборам и отзыву народных депутатов Советов народных депутатов городов (районов, сел, поселков, города-спутника), по выборам председателей Советов-глав администраций сел (поселков), кампании местного референдума, включая бюллетени, сдаются на хранение в соответствующую территориальную избирательную комиссию города (района), за исключением списков избирателей, которые сдаются в ЦИК ПМР.
Документы, указанные в частях первой и второй настоящего пункта, передаются по акту приема-передачи и подлежат хранению в соответствии со сроками, установленными действующим законодательством Приднестровской Молдавской Республики.
78. Передача дел в архив.
Передача дел постоянного хранения в архив осуществляется ЦИК ПМР, территориальными избирательными комиссиями городов, районов поединично по утвержденным ЦЭПК ГСУДА ПМР, ЭПК описям дел постоянного хранения.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов (Приложение № 15).
При передаче дел на всех экземплярах описи дел против каждого включенного в нее дела в графе «Примечание» ставится отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых (переданных) в архив дел, инициалы и фамилии лиц, осуществляющих прием-передачу дел, ставятся их подписи и дата.
Избирательная комиссия имеет приоритетное право на использование документов, переданных ею на государственное хранение, в том числе на их первую публикацию.
ЦИК ПМР осуществляет депозитарное хранение документов в ведомственном архиве ЦИК ПМР согласно срокам, указанным в Договоре с Государственной службой управления документацией и архивами Приднестровской Молдавской Республики, с последующей передачей в Государственный архив Приднестровской Молдавской Республики.
Территориальные избирательные комиссии города, района (за исключением Территориальной избирательной комиссии города Тирасполь) осуществляют упорядочение и передачу дел, подлежащих постоянному хранению, в территориальные органы управления документацией и архивами. Территориальная избирательная комиссия города Тирасполь осуществляет упорядочение и передачу дел, подлежащих постоянному хранению, в ведомственный архив ЦИК ПМР с последующей передачей в Государственный архив Приднестровской Молдавской Республики.
11. Ответственность
76. Члены избирательной комиссии, сотрудники Аппарата ЦИК ПМР несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов.
77. Ответственность за организацию делопроизводства в избирательной комиссии, подготовку и обработку документов, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь избирательной комиссии, сотрудник Аппарата ЦИК ПМР.
Ответственность за сохранность документов постоянного срока хранения по выборам и отзыву народных депутатов Советов народных депутатов городов (районов, сел, поселков, города-спутник), по выборам председателей Советов-глав администраций сел (поселков), кампании местных референдумов, до передачи их на государственное, ведомственное хранение несут председатели территориальных избирательных комиссий городов, районов.
78. При смене (переизбрании) секретаря территориальной, окружной и участковой избирательной комиссии все имеющиеся в делопроизводстве и на хранении в избирательной комиссии документы передаются по акту приема-передачи новому избранному секретарю.